Для принятия грамотного решения о целесообразности аутсорсинга обязательной является возможность измерения вышеуказанных параметров "до" и "после".  Как правило, нам точно известна стоимость услуг аутсорсера. С некоторой погрешностью мы можем оценить стоимость внутренней реализации функции (например, стоимость содержания бухгалтерии).

Более-менее точно измерить качество услуги сложно, обычно это удается только для относительно простых функций.  Например, для услуги хостинга сайта относительно просто оценить ее качество по количеству часов простоя в год и среднему времени отклика.  Для бухгалтерского учета задача на несколько порядков сложнее, т. к. помимо относительно формализованной отчетности существует огромное количество взаимодействий с подразделениями организации, что крайне тяжело формализовать и прописать четкие сроки исполнения.  Если нет четких показателей объема и качества услуг аутсорсер вынужден повышать цену, чтобы компенсировать риски, при этом качество (особенно сроки) редко находятся на удовлетворительном уровне.

Вторым фактором определения целесообразности аутсорсинга после измеримости качества, является легкость смены аутсорсера.  Например, если вам разонравился ваш хостер, перенос сайта на другую площадку можно легко осуществить за день. При этом посетители могут ничего не заметить.  В случае с бухучетом или с поддержкой ИТ просто расторгнуть договор с одной организацией и на следующий день заключить с другой не получиться. Старый аутсорсер обладает огромным массивом крайне необходимой для осуществления функции информации и совершенно не обязан ее делиться с новым. (Кстати, эта информация часто плохо документирована и процесс ее передачи в принципе не простой).  Фактически в случае многолетней работы с одним аутсорсером он становиться практически монополистом в осуществлении функции для организации, ибо его замена чрезвычайно болезненна, что осознают обе стороны. Разумеется, монополизм неизбежно приводит к крайне низкому качеству услуг при завышенных ценах.

Еще одним весьма существенным фактором является количество различных видов взаимодействий с аутсорсером. Если их количество мало (уборка помещений - контролирует один человек, более ничего не требуется) все работает хорошо. Если исполнение функции требует взаимодействия с десятками или сотнями людей, сделать его эффективным со сторонним юр. лицом крайне затруднительно.  Ибо взаимодействие между сторонними организациями, как правило, требует создания одной точки коммуникации (хотя бы с одной из сторон) что неизбежно осложняет контакты по сравнению с работой в пределах одной фирмы.

Аутсорсинг можно признать целесообразным только при соблюдении следующих условий:

1) функция не относиться к основному бизнесу организации

2) функция имеет четкие критерии оценки качества

3) функция может быть безболезненно передана на исполнение другому аутсорсеру

4) самостоятельная реализация данной функции не достаточно качественна или слишком дорога.

5) функция не требует большого количества взаимодействий

Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, аутсорсинг скорее принесет больше вреда, чем пользы.

Пример правильного использования аутсорсинга - услуги по хостингу сайта организации:

1) это не основной бизнес

2) мы сравнительно легко можем оценить время отклика сайта и время простоя

3) мы легко можем сменить хостера

4) организовать минимально качественный хостинг (помещение с кондиционированием, бесперебойное питание, основной и резервный сервер, основной и резервный Интернет канал, круглосуточная техподдержка) очень дорого и сложно.

5) взаимодействие минимально (дистанционно обновляем сайт, иногда общаемся по техническим вопросам)

Пример неудачного использования аутсорсинга - техподдержка ИТ организации:

1) это не основной бизнес

2) практически нереально измерить качество техподдержки - слишком много размытых критериев.

3) замена аутсорсера имеет катастрофические последствия. Фактически вероятен полный останов или как минимум серьезные сбои в работе пока новая команда будет входить в курс дела и разбираться с кучей "железа"

4) до сих пор в большинстве случаев данная функция осуществляется самостоятельно, улучшение качества и снижение цены при передачи на аутсорсинг спорно.

5) требуется быстрое и эффективное взаимодействие со многими службами (отделами)