1. Функции бухгалтерского учета, передаваемые на аутсорсинг.

Прежде чем говорить о бухгалтерском аутсорсинге, по каким направлениям он может развиваться, необходимо еще раз вспомнить что такое бухгалтерский учет и какие основные функции он выполняет. Бухгалтерский учет - это упорядоченная система сбора и обобщения информации о финансовом состоянии организации.

Бухгалтерский учет может рассматривается в широком и узком смысле. В английском языке для "нашего" бухгалтерского учета существуют два термина, которые дословно можно перевести как "Счетоводство" и "Финансовый учет". Зачастую бухгалтерский учет у неспециалистов ассоциируется только со счетной работой в ее упрощенном варианте.

Поэтому  необходимо остановиться на основных функциях бухгалтерского учета.

  • 1.Регистрирующая. Отражение фактов хозяйственной жизни происходит путем регистрации в первичных учетных документах.
  •  2. Информационная. Одна из главных функций, которую выполняет бухгалтерский учет в системе управления организацией. После регистрации в документах хозяйственных операций необходимо их систематизировать таким образом, чтобы можно было получить нужную информацию заинтересованным пользователям. Расчеты показывают, что на долю бухгалтерской информации приходится свыше 70% общего объема экономической информации. Именно системный бухгалтерский учет фиксирует и накапливает всестороннюю обобщающую и аналитическую информацию о состоянии и движении имущества и источниках его образования, хозяйственных процессах, о конечных результатах финансовой и хозяйственной деятельности организации
  • 3. Функция обратной связи. Системный бухгалтерский учет обеспечивает работников управления фактическими данными о деятельности предприятия и его подразделений за определенный период времени. Используя обратную связь с помощью бухгалтерской информации, осуществляется контроль за выполнением плановых показателей, стандартов, норм, смет, соблюдение экономного использования всех видов ресурсов
  • 4. Аналитическая функция. Достоверная и юридически обоснованная информация используется для анализа финансовой и производственно-хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений. Аналитическая функция тесно связана с информационной. Бухгалтерская отчетность построена таким образом, что в ней отражаются данные в динамике, не менее чем за два отчетных периода. Таким образом, можно всегда отследить изменение отдельных показателей.
  • 5. Контрольная функция. Контроль- это процесс, позволяющий определить достижение организацией своих целей. Различают три вида контроля: предварительный, текущий и последующий (заключительный). В организациях предварительный контроль обычно используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ. Регулярная проверка работы, обсуждение возникающих проблем и предложений по ее усовершенствованию позволяют исключить отклонения от намеченных планов. Если позволить развиться отклонениям, они могут перерасти в серьезные трудности для организации. Последующий (заключительный) контроль осуществляется либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного периода времени; фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми, определяется результативность.
  • 6.Обеспечение сохранности собственности. Эта функция усиливает контрольную. Инструментом для реализации этой функции является инвентаризация имущества предприятия, инвентаризация расчетов. Без обеспечения этой функции ведение бизнеса теряет смысл.

Таким образом, существует задача, которую необходимо учесть при переходе на аутсоринг: совместно с партнером разобраться в том, какие функции бухгалтерского учета можно передать аутсорсеру, какие именно услуги необходимы и какая часть учетных работ остается у заказчика.

2. Из истории аутсорсинга в России.

Бухгалтерский аутсоринг существовал и в период социализма. Формы бухгалтерского аутсорсинга были следующие.

  • 1. Передача за пределы организации функции бухгалтерии в области расчетов с персоналом по оплате труда. Это было обусловлено определенными экономическими причинами. В 70-е годы еще не было персональных компьютеров. Вычислительная техника была представлена перформационно-клавишным оборудованием или вычислительными машинами, которые были в специализированных вычислительных центрах. Организации, не имеющие вычислительной техники, обращались в вычислительные центры для расчета заработной платы и удержания налогов.
  • 2. Частичный вывод контрольной функции за пределы организации. Всесторонне практиковалось проведение ревизий сторонними специалистами. Как правило, предприятия, управляемые одним главком должны были быть проверяемы один раз в год. Существовала система так называемых перекрестных проверок. Ревизия проводилась не специализированной фирмой. Специалисты одного предприятия проводили ревизию на другом. В результате таких ревизий происходил обмен опытом. У руководителя и главного бухгалтера была уверенность в правильном ведении учета. Следующая форма по выводу контрольной функции за пределы предприятия- это когда вышестоящие организации проверяли нижестоящие звенья. Как правило, вышестоящая организация имела в своем составе ревизоров, которые осуществляли проверку подведомственных предприятий. Конечно, последние формы не являются чистым аутсорсингом, т.к. они осуществлялись либо в зависимых организациях, либо в пределах одной отрасли. Однако, уже здесь идет речь о выводе части бухгалтерских функций за пределы предприятия. В годы социализма была четко отработана система ведения бухгалтерского учета. На каждом предприятии обязательно обучали свой персонал.

Хотелось бы, чтобы старые наработки находили свое применение и в современной хозяйственной жизни фирм. Не зря говорят, что новое это хорошо забытое старое.

В настоящее время бухгалтер зачастую остается один на один со своими проблемами. Руководители забывают, что в соответствии с Законом "О бухгалтерском учете" именно руководитель несет ответственность за организацию бухгалтерского учета.

Проблемы учета в организации не исчезают даже если руководитель принимает на работу опытного и знающего главного бухгалтера. Не всегда бухгалтер ошибается, потому что чего-то не знает. Иногда ему просто надо в чем-то подсказать. Нужен сторонний взгляд на его работу.

Необоснованная экономия на ревизиях приводит во-первых, к постоянной тревоге бухгалтера( а вдруг чего-то забыл, а вдруг чего-то не понял, а вдруг чего-то недосмотрел); во вторых, к непониманию между руководителем и бухгалтерией; в третьих, в конечном счете к финансовым потерям.

Следующий этап развития аутсорсинга в России приходится на 90-е годы. Услуги по бухгалтерскому аутсорсингу зародились в недрах аудита. Рынок услуг начал развиваться, аудиторские компании столкнулись с тем, что их клиентам необходимы не только проверки, но и помощь в постановке рационального ведения всех видов учета.

 3. Модели бухгалтерского аутсорсинга.

Объектами внимания бухгалтерского аутсорсинга могут быть

  • 1. организации малого бизнеса
  • 2. организации среднего и крупного бизнеса.
  • 3. вновь созданные предприятия.

В каждом конкретном случае ставится своя задача.

Для вновь организованных предприятий, пока нет больших оборотов - соглашение с фирмой дает возможность не тратить время на подбор бухгалтера, а спокойно заниматься бизнесом. Изначально будет обеспечена постановка учета. В дальнейшем фирма поможет подобрать специалиста.

Для индивидуальных предпринимателей и малых предприятий возможно полное ведение бухгалтерского учета на основании представленных первичных документов. У Заказчика будет уверенность, что учет ведется в соответствии с законодательством. Аутсорсер берет на себя ведение регистров бухгалтерского и налогового учета, составление отчетности, ведение базы данных с помощью программных средств, регулярное обновление программного обеспечения и его корректной работы. Также возможно по поручению клиента осуществлять платежи по системе "Банк-Клиент", формировать по заявке клиента исходящие первичные документы. Хотя, в последнем случае возникают проблемы, если офис клиента и исполнителя территориально удалены друг от друга. Желательно, чтобы документы передавались электронно. Такую модель сотрудничества можно назвать "учет под ключ".

Учет "под-ключ" можно предложить и крупным организациям холдингового типа. Аутсорсер может взять на себя ведение учета в отдельных структурных подразделениях.

Для действующих организаций (малых, средних, крупных) могут проводиться предналоговые ревизии, а также ревизии по любым участкам работы в зависимости от потребностей заказчика. В такой ревизии можно предусмотреть такой вопрос, как формирование управленческого учета, учитывающего особенности фирмы-заказчика. В общей системе бухгалтерского учета руководителю трудно бывает разобраться. Специализированная фирма предложит различные формы учета и выходной информации для руководителя.

Почему для проведения ревизий предпочтительнее приглашать специалистов, занимающихся аутсорсингом? Надо иметь ввиду, что похожие по сути профессии налоговый инспектор, главный бухгалтер, аудитор в действительности имеют разную направленность. Часто, приглашая аудитора на проверку ваших дел, надо иметь ввиду, что аудитор давно уже сам не ведет учет. Специалисты аутсорсинга параллельно с проводимыми проверками имеют опыт практической работы, сами осуществляют ведение учета в фирмах-клиентах. Поэтому от того, какую цель ставит руководитель, зависит и то, какие должны быть специалисты.

Сотрудники фирмы-аутсорсера при проведении ревизии уделяют внимание не только допущенным ошибкам и неточностям, но и выдают заключение по рациональному ведению учета, постановке учета, совершенствованию структуры, программному обеспечению. Такая модель сотрудничества может носить название "внешний контролер"

Для средних и крупных фирм бухгалтерский аутсорсинг может предложить форму вывода отдельных функций аппарата бухгалтерии для исполнения сторонней организацией. В этом случае главный бухгалтер освобождается от части рутинной работы по организации ведения учета и контроля за работниками бухгалтерии. Остается время для анализа и выработки стратегии предприятия в области финансов. Вывести за пределы бухгалтерии можно - ведение учета с персоналом по оплате труда и одновременное ведение юристами организации кадрового учета. - работа с дебиторской задолженностью. - проведение внезапных ревизий отдельных участков хозяйственной деятельности. Это значительно эффективнее, чем когда ревизией занимаются свои же работники. Это модель по типу "внешний бухгалтер"

И, наоборот, для малых организаций можно предложит модель "внешний главбух". Небольшая организация часто не может позволить себе квалифицированного специалиста. Ведение первичной документации поручается офис-менеджеру или начинающему бухгалтеру. Далее первичные документы передаются для составления отчетности аутсорсеру.

Еще одна модель сотрудничества - это абонентское обслуживание (внешний консультант). Фирма - аутсорсер берет на себя предоставление консультационных услуг и информирование клиента о новинках в законодательстве по определенному кругу вопросов. Таким образом, сотрудничество с аутсорсером может осуществляться по разным направлениям.

Возможно и сочетание каких либо форм сотрудничества. Фирма аутсосер может предоставлять услуги и по отдельным направлениям работы финансово-бухгалтерской службы. Например, может быть оказана помощь в составлении учетной политики, графика документооборота, составление маркетинговой политики для торговых организаций в целях оформления затрат по продвижению товаров на рынки сбыта. Фирма-аутсорсер может предложить составление внутрифирменных стандартов, например внутреннее положение по учету расчетов с подотчетными лицами, по учету возврата товаров от покупателей; может провести аттестацию сотрудников бухгалтерской службы предприятия или принять участие в подборе персонала (главного бухгалтера или бухгалтеров).

4. Отдельные проблемы сотрудничества.

При оказании услуг бухгалтерского аутсорсинга возникают отдельные проблемы.

  • 1. При передаче документов сторонней организации Заказчики опасаются за их сохранность. Поначалу в процессе взаимодействия аутсорсера с заказчиком возникают трудности. Надо привыкнуть к тому, что ежемесячно необходимо собирать все документы, составлять реестр. Отладка процесса взаимодействия может занять определенное время.
  • 2. Решив передать часть функций по ведению учета, организация должна подготовиться к следующей ситуации:

Возможно, учет велся некорректно, давно не было налоговой проверки. Поэтому перед началом сотрудничества по ведению текущих дел необходимо провести ревизию правильности составления отчетности, правомерности отражения хозяйственных операций в учете.

Понятно, что аутсорсинг для многих это что-то довольно необычное для восприятия. На первый взгляд, в силу привычки трудно отказаться от того, что ряд финансовых функций передается сторонней фирме. Но, как и в любых переменах, что-то теряешь, а что-то находишь. Необходимо разобраться в разных вариантах, расставить приоритеты и решить для себя: а может стоит попробовать новые методы работы?

Начальник экономического отдела

ООО "Пермское агентство аутсорсинга"

 Е.М.Теплоухова

- из выступления на открытом семинаре:

"Аутсорсинг - универсальный инструмент оптимизации бизнеса"

Пермь 14.06.2007

(с) Публикация  данных материалов без размещения активной ссылки на сайт http://outsourcing-perm.ru запрещена.

Статьи про аутсорсинг, бухгалтерский аутсорсинг, публикации  аутсорсинг, материалы  аутсорсинг, реферат аутсорсинг. что такое аутсорсинг outsourcing, бухгалтерские услуги